Onboarding neuer SFB-Mitarbeitenden
Im Vorfeld des ersten Tages
- Info von PI an Arbeitsgruppensekretariat bzgl. Neueinstellung von SFB-Mitarbeiter-/in (Sonja Becker)
- Klären mit zuständigem Arbeitsgruppensekretariat, ob alles beantragt und bestellt ist: PC, Telefon, KIT-Zugang, Schlüssel fürs Büro, Türschild, Adressierung Postzustellung, ... (Sonja Becker)
- Aushändigung des KIT-Vertrags und weiterer KIT-Unterlagen spätestens am ersten Arbeitstag (Sonja Becker)
- Weiterleitung von Vertragskopien an Arbeitsgruppensekretariat zur Info bzgl. Vertragslänge, etc. (Sonja Becker)
- Programm für den 1. Tag mit zuständigem Arbeitsgruppensekretariat und PI abstimmen, insbesondere klären, wer morgens da ist, um Kandidatin/Kandidat in Empfang zu nehmen (Laurette Lauffer)
- Info an Kandidatin/Kandidat, dass es Programm am 1. Tag gibt und wie es aussieht (Laurette Lauffer)
- Fragen, ob Kandidatin/Kandidat Hotel für die ersten Tage in Karlsruhe benötigt, was wir reservieren können, ggf. Abstimmung mit Arbeitsgruppensekretariat (Sonja Becker)
- Mittagessen mit Peergroup und/oder PI für den 1. Tag organisieren (Laurette Lauffer)
- Empfangspaket zusammenstellen (Laurette Lauffer)
Erster Tag für Bewerber (bei TPs nicht am KIT-per Telefon)
- Empfang morgens durch Sekretariat zuständige Arbeitsgruppe oder alternativ SFB- Koordination: ins Büro reinlassen, Schlüssel aushändigen, PC einrichten, Kaffeeküche zeigen, ggf. gemeinsam KIT-Card besorgen
- Ggf. Aushändigung des Arbeitsvertrages, falls noch nicht geschehen (Sonja Becker)
- Einführendes Gespräch mit betreuendem PI
- Kurzes Begrüßungsgespräch mit SFB-Sprecherin oder Co-Sprecher
- Gemeinsames Mittagessen mit Arbeitsgruppe/Peer Group
- Kurzes Kennenlernen mit Sonja Becker
- Einführendes Gespräch und Übergabe Empfangspaket Laurette Lauffer
To Dos erster Tag SFB-Koordination
- Eintragen in (Sonja Becker Info an Christian Knieling):
- SFB-E-Mail-Verteiler
- auf Webseite,
- Freigabe für den internen Bereich,
- entsprechende Tracs,
- Eintragen in Daten-Exceldatei (Sonja Becker)
- Letzte Infos und Einladungen, die über SFB-Verteiler gegangen sind, an Kandidatin/Kandidaten weiterleiten (Laurette Lauffer)
Was muss ins Empfangspaket
- Begrüßungskarte – persönlich unterschrieben von SFB-Sprecherin
- SFB-Tasse und Teebeutel oder Kaffeekapsel für den ersten Tag
- Infosheet
- Wo liegen welche Dateien?: Interner Bereich – Workflows, SFB Kalender
bei Docs: ITRG Webseite, ITRG Trac - Info zu Veranstaltungen: SFB-Tee, SFB Seminar, Jahrestreffen
- Info zu Reports bei Docs
- Infos zu Reisekosten
- Info zu Gäste selbst einladen
- Nächste Termine (SFB und Fakultät(en))
- Wo liegen welche Dateien?: Interner Bereich – Workflows, SFB Kalender
- Ggf. Information zu, was noch zu tun ist: KIT-Card für Zugang Gebäude freischalten lassen, Eintragen auf der Fakultätswebseite, ...