Workflow Langzeitgast / Gastprofessor

In the context of the CRC, long-term stays refer to a duration for a minimum of 2 weeks.

Before the Stay

PI or Member

  • At latest two weeks before the guest will show up the host informs the speakers of the CRC, Marlis Hochbruck and Wolfgang Reichel, about
    • name, home university, country of origin, and email address of the guest,
    • duration and date of the visit,
    • project in CRC,
    • approximate amount of the travel expenses,
    • if co-funding is available from other resources, please mention it,
    • for a talk in the seminar, please follow additionally this workflow.
    • in case of a lecture: title, duration and subject,
      • See workflow Lecture Series (yet to be developed).
      • Please provide Roland Griesmaier and Roland Schnaubelt with this information, too.
  • The host provides Sonja Becker and Christian Knieling with
    • in case of a lecture: title, duration and subject,
    • desired accommodation.
  • The host (or his/her secretariat/office) will arrange for a guest office and the respective keys.

Administration

  • Laurette Lauffer
    • discusses the conditions of the fee contract with the host and the speakers, if applicable,
  • Sonja Becker
    • prepares the contracts,
    • books the accommodation (ideally in the GDH) after consulting with the host,
    • provides the guest with the address of the accommodation and arrival information,
    • establishes the contact between the guest and the International Scholars & Welcome Office  (concerning visa, matters of immigration law, health and social insurance).
  • Christian Knieling
    • lists the guest on the CRC website: Guests & Events and People,
    • sends announcement and reminder mails referring to the visit/talk,
    • provides the guest with an email account including computer access (where appropriate by delegation to Inge Lange).

Arrival

Administration

  • Sonja Becker
    • will send the visiting guest to the International Scholars & Welcome Office, if applicable,
    • assists the guest in filling in/completing all required documents,
    • keeps the originals of the travel documents (where possible),
    • requests the submission of all other travel documents and receipts from the guest after their return home.

After the Stay

PI or Member

  • The host is responsible for returning the office keys.

Administration

 

Workflow Langzeitgast / Gastprofessor

Langzeitgast bedeutet im SFB-Kontext eine Mindestaufenthaltsdauer von 2 Wochen.

Vor dem Aufenthalt

PI oder Member

  • Einladende/r informiert Sprecher, Marlis Hochbruck und Wolfgang Reichel, über
    • geplante Einladung,
    • Dauer und
    • ungefähre Kosten.
  • Einladende/r informiert Sonja Becker und Christian Knieling über
    • Name, Herkunftsuni, Herkunftsland, E-Mail-Adresse des Gastes,
    • Aufenthaltsdauer,
    • Projektzuordnung,
    • falls Vortrag: Datum des Vortrages, Titel und Abstract
      Hinweis: Falls der Vortrag im Rahmen des SFB- oder PDE-Seminars stattfindet, weist die/der Einladende/r den Gast darauf hin, dass die Dauer des Vortrags 40 bzw. 45 Minuten nicht überschreiten soll.
      (SFB-Vortrag: 30 bis 40 Minuten, PDE-Vortrag: max. 45 Minuten)
    • falls Vorlesung: Titel der Vorlesung, zeitliche Planung, Inhaltsangabe
    • gewünschtes Hotel,
    • Art der gewünschten Kostenübernahme:
      • Unterkunftskosten (ja/nein),
      • Honorar für einen Vortrag (ja/nein),
        Hinweis: 100 Euro für einen Vortrag; bei Doktoranden kein Honorar,
      • Honorarvertrag (ja/nein),
    • ungefähre Höhe der Reisekosten,
    • falls anteilig Kosten vom Institut übernommen werden – bitte angeben.
  • Einladende/r (bzw. das entsprechende Sekretariat) kümmert sich um ein Gästebüro und den Schlüssel dazu.

Administration

  • Laurette Lauffer
    • bespricht mit Einladendem/r und Sprechern die Rahmenbedingungen des Vertrags, falls relevant.
  • Sonja Becker
    • bereitet Verträge vor,
    • plant/bucht mit Einladendem Unterkunft (idealerweise Gastdozentenhaus),
    • informiert den Gast über Unterkunft und gibt Infos zur Anreise,
    • stellt Kontakt zu International Scholars & Welcome Office  her (Visa, ausländerrechtliche Fragen, Kranken- und Sozialversicherung).
  • Christian Knieling
    • trägt den Gast bei Guests & Events und bei People auf der Webseite ein,
    • schreibt Ankündigungs- / Erinnerungsmail wg. Vortrag bzw. Vorlesung,
    • sorgt für E-Mail / Rechnerzugang (ggf. an Frau Lange delegieren).

Nach Ankunft

Administration

  • Sonja Becker
    • schickt Gast ggf. zu International Scholars & Welcome Office,
    • sorgt für das Ausfüllen der Formulare,
    • behält Originale der Reisedokumente (soweit möglich),
    • bittet den Gast um Zusendung der übrigen Reisedokumente (Briefkuvert!),
    • kümmert sich um die Abrechnung und Bezahlung.

Nach dem Aufenthalt

PI oder Member

  • Einladende/r sorgt für Rückgabe des Büroschlüssels.

Administration