Zeitfenster, Dauer und erwartete Teilnehmerzahl festlegen (Zuständigkeit: wiss. Orgateam)
Zeitplan für die Vorbereitung erstellen (Zuständigkeit: wiss. Orgateam und SFB-Koordination)
Finanzplanung (SFB-Koordination)
Mitteilung der ungefähren Kosten an Vorstand
Zustimmung des Vorstands einholen
Klären: Wie soll die Begutachtung der Abstracts ablaufen? (Zuständigkeit: wiss. Orgateam)
Call for Abstracts erstellen. (Zuständigkeit: wiss. Orgateam)
ggf. Call for Minisymposia erstellen. (Zuständigkeit: wiss. Orgateam)
Anzahl der Hauptvorträge festlegen. (Zuständigkeit: wiss. Orgateam)
Potentielle SprecherInnen für Hauptvorträge (bei Sommerschule in Absprache mit dem Vorstand/bei Tagung in Absprache mit dem Scientific Board) auswählen und anfragen. (Zuständigkeit: wiss. Orgateam)
Gemeinsame Datenablage und Austauschplattform einrichten. (Zuständigkeit: SFB-Koordination)
Vorbereitende administrative Tätigkeiten (Zuständigkeit: SFB-Koordination in Abstimmung mit wiss. Orgateam)
ggf. Sponsoren auswählen und anfragen
ggf. Unterstützung durch PKM oder andere Abteilung des KIT organisieren?
Tagungsort (KIT - muss kostenlos sein - oder extern) suchen und Angebote einholen.
Tagungsort bestimmen und verbindlich reservieren.
Klären: Welche Daten werden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern benötigt? In welchem Format? (Reicht z.B. der Abstract als pdf-Datei, oder wird die LaTeX-Datei benötigt?) Welche Software (z.B. EasyChair) soll für die Verwaltung der Daten verwendet werden?
ggf. Firma beauftragen, die Teile der Organisation übernimmt (z.B. Bereitstellung einer Webseite, über welche die Anmeldung bzw. Überweisung der Tagungsgebühr abgewickelt wird)
Termin im SFB ankündigen
Veranstaltungswebseite erstellen (eventuell in Zusammenarbeit mit einer Firma, siehe oben).
Veranstaltungsposter erstellen und drucken lassen, Versand dieser bedenken.
LaTeX-Template für die Abstracts erstellen.
Anmeldungsphase starten.
Termin an alle Members/Participants kommunizieren und intern Werbung machen.
ggf. Hotelkontigente reservieren.
Hotels für Sprecher reservieren.
ggf. Honorare für Sprecher vereinbaren.
ggf. Hotelzimmer für TeilnehmerInnen reservieren, die damit finanziell unterstützt werden.
Conference Dinner planen und reservieren.
ggf. Ausflug planen.
Catering für Kaffeepausen bestellen.
Sammlung der Anmeldungen und Abstracts.
Werbung für Tagung (WWW, NA Digest, Kollegen im In- und Ausland, Werbung auf verwandten Tagungen, KIT-Webseite, Social Media, ...) (Zuständigkeit: alle SFB-Beteiligte)
Details des Programms planen (Zuständigkeit: wiss. Orgateam)
Auswertung der Abstracts oder Einholung der Bewertung.
Gliederung des Programms: Wieviele Sessions insgesamt, wieviele davon parallel?
Verteilung der Talks auf Sessions, wann welche Session, Chairs, ...?
Organisation der Veranstaltungswoche (Zuständigkeit: SFB-Koordination)
Programmheft editieren und drucken lassen.
Anpassungen an der Cateringplanung vornehmen.
Konferenzmaterial erstellen: Programm drucken oder auf USB-Sticks, Namensschilder erstellen, ggf. Conference Pack.
Helfer einteilen (Registrierung, Kaffeepausen, technischer Support bei Vorträgen, Ausflug, Dinner, ...)
ggf. Beschilderung organisieren.
Abstimmung mit Social Media Team.
Technik bereitstellen bzw. testen: Beamer, Laptops, Mikrofone, Pointer, …
